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<< retourAnticiper le plan de formation : enjeux et étapes clés - 08/06/2009
Le plan de formation est un outil stratégique pour le développement de l’entreprise. Il correspond à l'ensemble des actions de formation que l'employeur décide de faire suivre à ses salariés. Il est la traduction opérationnelle de la politique de formation de l’entreprise.
Le plan de formation est un outil fondamental pour permettre à l’employeur de gérer ses ressources humaines, notamment dans le cadre de sa politique de gestion des compétences et d’anticipation des évolutions en matière d’emploi et d‘évolution de carrières. Bâtir un plan de formation suppose que l’employeur s’interroge en fonction de la stratégie désirée à court, moyen ou long terme pour l’entreprise, sur les compétences nécessaires à acquérir, les salariés susceptibles d’y parvenir…
>> Le plan de formation : quels enjeux ?
- Cohérence avec la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
De nombreux accords de GPEC y font référence, en termes de parcours professionnel, de mobilité interne voire externe, de cheminement de carrière. La formation étant susceptible de faire partie des mesures d’accompagnement de ce type de démarche.
Plus le projet professionnel du collaborateur et le projet de l’entreprise convergent, plus l’entreprise investie dans l’accompagnement décidé conjointement avec le collaborateur. L’idéal étant de rendre convergents les enjeux et les projets de l’entreprise et ceux de ses collaborateurs.
- Développement de l’employabilité
La formation permet également de maintenir ou développer l’employabilité des salariés dans l’entreprise ou en dehors de l’entreprise. Développer l’employabilité de ses salariés, fait partie des enjeux majeurs, pour une entreprise.
Au-delà du cadre réglementaire, avec les différents échéanciers qui s’imposent dans son élaboration, différents dispositifs sont à la disposition de l’entreprise, et sont à combiner avec le « plan de formation », dans son acception « historique ».
Avec la loi du 4 mai 2004, relative à la formation professionnelle tout au long de la vie et au dialogue social, de nouvelles formulations sont apparues.
La notion de plan de formation a évolué. Il ne s’agit pas des actions de formation stricto sensu. Il s’agit de mobiliser tout ce qui est formateur. Cela en combinant une logique collective et individuelle, qui intègre le droit individuel à la formation, la période de professionnalisation, la validation des acquis de l’expérience.
Le postulat de départ reste le même : planifier, après consultation des représentants du personnel, un certain nombre de formation dans l’année ou sur une période plus longue.
Le plan de formation doit être pensé au sens large, et combiner l’ensemble des dispositifs existants, en adéquation avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
>> Anticiper pour réussir un plan de formation
Il faut savoir anticiper le plan de formation au regard de deux préalables :
- la connaissance et la formalisation des besoins en compétences de l’entreprise en fonction de ses projets de développement,
- la mesure permanente des écarts entre les compétences existantes et celles requises par les objectifs choisis et voulus de développement.
Le plan de formation s’élabore en termes de parcours, et d’objectifs d’acquisitions. Cette notion de parcours met en relief de nouveaux enjeux plus axés sur la finalité des actions menées. En terme d’application sur le terrain, les conventions doivent en décrire les modalités, les objectifs, la personne ou le groupe de personnes concernées, les étapes-clés, le volume horaire, les modalités d’évaluation et de suivi.
>> Quelles sont les étapes clés du plan de formation ?
1- Recenser les besoins en formation
Vous devez au préalable réfléchir aux compétences dont votre entreprise doit être dotée à court ou moyen terme, puis identifier les compétences existantes aujourd’hui ainsi, que les départs possibles de certains de vos salariés.
Le plan de formation, à entendre comme « planification des actions destinées à développer les compétences de votre capital humain », doit être conçu de manière à combler les écarts constatés progressivement et dans la durée.
Le rôle de l’encadrement de proximité est fondamental. Il est indispensable de l’associer à la démarche, et à la définition des compétences nécessaires.
Le management de proximité, ainsi mobilisé peut concourir à des parcours de perfectionnement, de professionnalisation et de valorisation des compétences.
Déterminer les besoins de formation au travers d’outils :
- le bilan de compétences, permet d’analyser les aptitudes professionnelles et les motivations personnelles du salarié, et l’oriente dans son projet professionnel, accompagné le cas échéant d’une formation.
- l’entretien professionnel, permet au salarié de construire son projet professionnel, avec l’aide de son supérieur hiérarchique, en définissant notamment ses souhaits d’évolution dans l’entreprise et ses choix de formation, en fonction des besoins et de la situation de l’entreprise.
- le passeport formation, recense les titres et diplômes obtenus par la formation, les formations suivies, les emplois occupés, les compétences et aptitudes professionnelles qu’il a acquises.
2- Construire et financer son plan de formation
Combler le différentiel entre les compétences existantes et les compétences requises nécessite un certain temps.
Pour établir le plan annuel de formation, il est donc essentiel de hiérarchiser les besoins de l’entreprise, un plan d’actions ne comportant que quelques priorités : une ou deux par an suffisent. Sinon il sera difficile de tenir sur tous les plans.
Une fois ce plan annuel établi, un tour des modes de financement possibles permet selon les projets de formation, leur ampleur, et la hiérarchisation qui en découle, de solliciter les OPCA, les aides publiques, les OPACIF, etc.
Une bonne connaissance des aides possibles et des recours, permet à l’entreprise d’optimiser son enveloppe financière, et c’est en fonction de celle-ci que le plan de formation sera finalisé.
3- Gérer les départs en formation
L’absence des salariés durant leur formation est contraignante pour les entreprises, et particulièrement pour les plus petites d’entre elles.
Comment faire en sorte que l’entreprise ne s’arrête pas de tourner ? Il s’agit d’éviter de concentrer toutes les formations de mars à juin, comme c’est souvent le cas. Il est souhaitable de miser sur le tutorat, ou les formations dans l’entreprise en ayant en tête qu’une action de formation ne se résume pas à un stage de formation.
4- Evaluer l’impact de son plan de formation
C’est une étape indispensable et trop souvent négligée. Avant d’élaborer le plan de l’année suivante, il est pourtant bon de mesurer les résultats du plan de formation en cours.
Il est important de mettre en place un tableau de bord, avec des indicateurs chiffrés (le nombre de salarié formés, le pourcentage de VAE, de bilans de compétences, les dépenses, etc.)
Des indicateurs plus qualitatifs peuvent également mesurer la portée des actions mises en place : le climat social, la satisfaction des salariés.
Cette mesure des résultats n’est possible que si les résultats attendus de chaque action ont été identifiés en amont, lors de l’élaboration du plan de formation.
Le projet d’évaluation élaboré, doit également mesurer les performances des organismes de formation et des prestations qu’ils ont fournies. Dans ce cadre, le cahier des charges constitué en amont de leurs prestations est un bon support.
En résumé, la réussite d'un plan de formation passe par l’analyse de la stratégie et des besoins de l’entreprise, qui va permettre de formaliser des actions de formation, de définir les modes de financement de ces actions, de sélectionner les organismes de formation, de consulter les représentants du personnel et d’évaluer les formations ou les prestations des organismes. Tout cela en lien avec le calendrier annuel pour établir ces démarches.
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