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L'entretien professionnel: un rendez-vous privilégié et un outil au service de la GPEC - 28/11/2008

> Rappel sur l'entretien professionnel

Instauré par l'Accord National Interprofessionnel du 5 décembre 2003, l’entretien professionnel permet au salarié de construire son parcours professionnel, avec l’aide de son supérieur hiérarchique, en définissant notamment ses souhaits d’évolution dans l’entreprise et ses choix de formation, en fonction des besoins et de la situation de l’entreprise.

Tout salarié ayant au moins deux ans d’ancienneté dans la même entreprise en bénéficie, au minimum tous les deux ans, conformément aux dispositions d’un accord de branche ou d’entreprise conclu en la matière, ou à défaut, dans les conditions définies par le chef d’entreprise.

L'entretien professionnel est à différencier de l’entretien annuel d'évaluation, ce dernier ayant comme objectifs principaux :
- d’apprécier le travail fourni au cours de l’année écoulée au regard des objectifs fixés,
- de négocier les objectifs à atteindre de l’année à venir,
- d’effectuer un retour d’informations relatif à la performance du salarié.

Dans la plupart des entreprises, les deux entretiens se conduisent en même temps, en distinguant toutefois deux phases dans l'entretien : évaluation et planification des objectifs, échanges sur le parcours professionnel et les compétences.

L'entretien professionnel s’articule généralement autour de plusieurs axes:
- le bilan de l’année écoulée (les réalisations du salarié, ses réussites et ses difficultés), les conditions d’exercice des activités (moyens, organisation…),
- l’actualisation des activités et des compétences (révision notamment de la description de fonction),
- les objectifs et les moyens dédiés pour l’année à venir (déclinaison opérationnelle des objectifs de l’entreprise) ;
- le projet et le parcours professionnel du salarié.

Quels sont les intérêts des entretiens professionnels ?

Pour l’équipe dirigeante de l’entreprise
- Moyen de doter les responsables hiérarchiques d’un outil de management et de pilotage des compétences
- Moyen de favoriser le dialogue social
- Moyen d’encourager le salarié à être acteur de son parcours professionnel
- Moyen d’identifier les besoins individuels de formation
- Moyen d’optimiser l'investissement formation (plan de formation, DIF, périodes et contrats de professionnalisation, etc.) et l'organisation des actions RH (tutorat, mobilité, etc.)

Pour le manager
- Occasion d’évaluer la qualité du fonctionnement du service et de l’équipe
- Occasion de favoriser le développement de ses collaborateurs au niveau individuel et collectif
- Occasion de susciter la motivation, l'implication et la responsabilisation de chaque salarié

Pour le salarié
- Occasion de faire le point sur son évolution professionnelle
- Occasion d’exprimer ses souhaits d’évolution et d’établir un plan d’action
- Occasion de recenser les actions de formation ou les activités qui lui ont permis d’acquérir des compétences ou de les améliorer : ces informations peuvent être retranscrites dans son passeport formation
- Occasion de se positionner par rapport aux compétences nécessaires à son poste de travail

Comment conduire un entretien professionnel?

L'entretien professionnel constitue un rendez-vous privilégié entre chaque salarié et son responsable hiérarchique. C’est un moment institué dont les résultats sont formalisés dans un document signé par les deux parties avant d’être communiqué à la DRH. Il s’agit de le réussir, les décisions qui seront prises pouvant déclencher des décisions à fort impact sur l’évolution professionnelle de chacun.

Pour le réussir, il convient d’être vigilant sur ses trois étapes essentielles :

- la préparation
L'entretien se doit d'être soigneusement préparé, tant par celui qui conduit l’entretien que par le collaborateur. Cette préparation demande du temps de réflexion, de maturation. Il est en général conseillé de fixer la date de ce rendez-vous au moins une semaine avant.

- la conduite proprement dite
L'entretien doit être fondé sur des décisions concertées ou négociées afin d’éviter tout malentendu potentiel et faciliter la mise en place de plans d’actions. L’idéal consiste à y consacrer environ deux heures et à éviter la relation de face à face ou le hiérarchique est à son bureau et de faire en sorte qu’il ne soit pas interrompu (appels téléphoniques notamment).
Il n’existe pas de modèle prédéfini pour préparer un entretien professionnel, ni de guide spécifique pour réaliser ces entretiens. Chaque entreprise définit l’approche qui lui convient, la plupart d’entre elles mettent en oeuvre – en amont – des formations dédiées à chaque catégorie de personnel.

- le suivi
Un entretien non suivi d'effet ne peut que ternir l'image du dispositif auprès des salariés. C’est au hiérarchique de donner à son collaborateur un retour sur les décisions prises tant en terme de formation que d’évolution professionnelle.

Comment valoriser l’image de l’entretien professionnel dans l’entreprise ?

Deux points essentiels :

Impliquer l'ensemble des acteurs dans l'entreprise
Afin de pérenniser la mise en place de l’entretien professionnel, il est important que l'entreprise se dote :
- d'une véritable volonté politique
- d'une implication de l'encadrement, sans oublier l’encadrement de proximité
- d'une communication interne situant la place de l’entretien professionnel dans le management des compétences

Faire suivre ces entretiens d'actions
A l'issue des entretiens, ceux-ci doivent être suivis d'actions : formations, bilans, accompagnements de projets professionnels, VAE, tutorat, mobilité, etc.

Optimiser les entretiens professionnels avec un outil de gestion des compétences.

Le logiciel « Talents et Compétences », développé par la CCI Sud Alsace Mulhouse a été conçu pour répondre aux besoins des entreprises (TPE, PMI et PME) soucieuses de capitaliser la richesse de leurs ressources humaines.

Pourquoi ?

« Talents & Compétences » permet aux acteurs RH :
- de cartographier les compétences clés nécessaires à l’exercice d’un métier donné,
- d’accompagner les entretiens professionnels à la fois pour la préparation et le déroulement,
- de mettre en place des plans d'actions au regard des demandes exprimées lors des entretiens.

La CCIP-Délégation formation & compétences propose aux entreprises une journée de formation pour apporter des solutions concrètes aux RH en s'appuyant sur ce logiciel.
Cette journée permet aux pilotes compétences :
- de s'approprier les notions clés de la gestion des compétences,
- d’identifier les compétences de l'entreprise,
- de préparer et accompagner les entretiens professionnels,
- d’exploiter les informations pour une meilleure gestion des compétences.

Pour plus d'information :
Département emploi-compétences – 01 55 65 66 47 - adesoza@ccip.fr / cchaffin@ccip.fr