L’entretien professionnel permet d’impliquer plus fortement l’encadrement dans la démarche d’élaboration du parcours individualisé de ses collaborateurs. Il suppose un véritable dialogue entre le salarié et la hiérarchie et peut nécessiter une formation préalable de cet encadrement.
1 - L’entretien professionnel : un intérêt commun
Rendez-vous ponctuel avec un salarié, l’entretien professionnel offre plusieurs avantages à la fois pour l’entreprise, en termes de gestion des ressources humaines, et pour le salarié qui peut échanger sur son activité professionnelle et formuler ses souhaits d’évolution :
> pour le salarié : s’interroger et s’exprimer sur son projet professionnel, le confronter aux besoins de l’entreprise et ainsi explorer les possibilités d’évolution au sein de la structure.
> pour l’entreprise : gérer les compétences en identifiant les potentiels et attentes de ses collaborateurs, dans une perspective d’anticipation de gestion des ressources humaines. C’est un outil précieux pour établir le plan de formation de l’entreprise. L’entretien professionnel insuffle également un mode de management basé sur le dialogue et la co-construction.
2 - Une obligation conventionnelle, pour rendre le salarié « acteur de son évolution professionnelle »
Pour réaliser cet objectif, les partenaires sociaux ont voulu que chaque salarié puisse avoir un entretien avec son employeur pour évoquer sa professionnalisation et sa formation dans le contexte de l’entreprise.
L’Accord National Interprofessionnel (ANI) du 5 décembre 2003 prévoit que, pour lui permettre d’être acteur dans son évolution professionnelle, tout salarié ayant au moins 2 années d’ancienneté dans une même entreprise, bénéficie, au minimum tous les 2 ans, d’un entretien professionnel réalisé par l’entreprise, conformément aux dispositions d’un accord de branche ou d’entreprise conclu en la matière ou, à défaut, dans les conditions définies par le chef d’entreprise. Cette disposition n’a pas été reprise par le législateur dans la loi du 4 mai 2004.
Elle concerne, ainsi, l’ensemble des entreprises relevant du champ d’application de l’ANI, à l’exclusion de celles des secteurs de l’agriculture, des professions libérales ou de l’économie sociale, sauf accord de branche particulier.
Qui est concerné ?
Tout salarié ayant au moins deux ans d’ancienneté dans l’entreprise.
L’entretien a lieu à l’initiative de l’employeur ou à celle du salarié.
Quand ?
La « bonne période » pour l’organiser se situe de juin à septembre, juste avant l’élaboration du plan de formation.
La rencontre se déroule sur le temps de travail.
Sur quoi ?
A la différence de l’entretien annuel d’évaluation, qui porte sur l’analyse du « combien » (résultats, objectifs, etc..), l’entretien professionnel porte sur le « comment ». En effet, l’entretien d’évaluation porte sur la performance alors que l’entretien professionnel porte sur les compétences et les potentiels : aptitudes professionnelles, savoirs et savoir-faire.
L’ANI précise que les propositions d’actions de formation envisagées au cours de cet entretien peuvent, avec l’accord du salarié, être portées en annexe de son Passeport formation.
Par ailleurs, cet outil de gestion individualisée des parcours de formation est l’objet d’un avenant à l’ANI précisant ses modalités de mise en œuvre. L’avenant du 20 juillet 2005 définit, en effet, les conditions de mise en œuvre de l’Entretien professionnel.
L’entretien a pour finalité de permettre à chaque salarié d’élaborer son projet professionnel à partir de ses souhaits d’évolution dans l’entreprise, de ses aptitudes et compte tenu des besoins de l’entreprise.
Cet entretien a lieu à l’initiative du salarié ou de l’employeur et peut, si l’employeur le souhaite, se dérouler avec « un concours technique extérieur ».
L’avenant propose une liste de thèmes pouvant être abordés au cours de l’entretien :
- les moyens d’accès à l’information sur les dispositifs relatifs à l’orientation et à la formation des salariés tout au long de leur vie professionnelle, l’identification des objectifs définis au bénéfice du salarié pour lui permettre d’améliorer ses compétences ou de renforcer sa qualification,
- l’identification des dispositifs de formation, en fonction des objectifs retenus,
- les initiatives du salarié pour l’utilisation de son DIF,
- l’éventualité d’effectuer une formation hors temps de travail.
Les modalités de mise en œuvre de cet entretien professionnel seront définies par l’accord de branche ou d’entreprise ou à défaut par le chef d’entreprise.
3 - Quelques conseils pour que l'entretien professionnel soit réussi et utile…
L’entretien professionnel doit être structuré autour de points clés :
- bilan du parcours professionnel et de formation du salarié (formations suivies, postes occupés, compétences développées)
- souhaits et motivations du salarié
- mise en perspective avec les besoins de l’entreprise à court et moyen terme
- étude des besoins du salarié (formation, développement des compétences.)
- projet d’utilisation du DIF
- définition d’un plan d’actions notamment en termes de formation :
- dispositifs mobilisables (plan de formation, professionnalisation)
- mise en place de formations hors temps de travail
Avant l’entretien
Réussir l’entretien professionnel implique de la part de la direction de l’entreprise de préciser, en amont, les objectifs et les conditions de sa mise en œuvre :
- Sensibiliser les acteurs de l’entreprise : Responsables hiérarchiques, salariés et représentants du personnel.
- Choisir la personne chargée de mener l’entretien : si la conduite des entretiens professionnels est déléguée au responsable hiérarchique, il faut veiller à lui fournir toutes les informations utiles, voire à le former car conduire un entretien ne s'improvise pas.
- Rassembler toutes les informations utiles : fiche de poste, compteur DIF, éventuellement fiches de poste des précédents emplois occupés dans l’entreprise et comptes rendus des précédents entretiens.
Pendant l’entretien
- Etablir le dialogue
La personne chargée de l’entretien doit être en position d’écoute. Idéalement, le temps de parole peut être ainsi réparti :
- 30% pour le responsable
- 70% pour les salariés
- Ecouter activement
Laisser le salarié s’exprimer, poser des questions ouvertes.
- Savoir conclure et prendre congé
Après l’entretien
- Réaliser un compte rendu d’entretien
- Formaliser les éléments clés afin de préparer les décisions
- Transmettre les résultats
Faire remonter les résultats (auprès de l’employeur, du service chargé des ressources humaines).
- Traiter les informations
Exploiter les résultats de chaque entretien (en les mettant en perspective avec les besoins de l’entreprise).
- Informer le salarié
Des décisions prises à la suite de son entretien.
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